Co to jest podpis elektroniczny i w jakich sytuacjach można go wykorzystywać?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, to na pewno zdarzają Ci się czasami takie sytuacje, że musisz załatwić jakąś sprawę urzędową, ale nie masz czasu chodzić po różnego rodzaju instytucjach. Alternatywnym rozwiązaniem, które okaże się pomocne w tej sytuacji, jest elektroniczny podpis, dzięki któremu będziesz miał możliwość złożenia dokumentów przez Internet. Podpis elektroniczny znacznie ułatwi Ci codzienne obowiązki związane z prowadzeniem działalności. Czym tak dokładnie jest podpis elektroniczny, jakie są jego wady i zalety oraz w jakich sytuacjach można go wykorzystywać? Spójrz niżej.

Czym tak właściwie jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to niezbędne dane, które jak sama nazwa mówi, są w wersji elektronicznej. Zapewniają one prawdziwość oraz skutki prawne dokumentów elektronicznych. Podpis elektroniczny potrzebny jest do potwierdzenia swojej tożsamości w celu złożenia różnych dokumentów bez wychodzenia z firmy. Co ważne, dokumenty z podpisem elektronicznym mają taką samą moc prawną, co dokument podpisany własnoręcznym podpisem. W Polsce Ustawa o podpisie elektronicznym obowiązuje od 2001 roku. Według niej każdy obywatel kraju może wykorzystywać podpis elektroniczny do kontaktu z różnymi firmami, urzędami czy też instytucjami.

Jakie są zalety korzystania z podpisu elektronicznego?

Korzystając z podpisu elektronicznego, możesz liczyć z tego względu na wiele korzyści. Do głównych zalet, które wynikają z używania tego rozwiązania należeć więc będą:

  • znaczne ułatwienie kontaktu z różnymi firmami, urzędami i instytucjami;
  • łatwość i szybkość działania oraz wygoda użytkowania;
  • podpis elektroniczny jest wiarygodny i bezpieczny, przez co trudniej jest go podrobić;
  • można nim podpisywać dokumenty w wersji komputerowej, w tym dokumenty elektroniczne;
  • łatwiej skontrolować zachodzące zmiany w podpisywanych dokumentach elektronicznych;
  • można zaoszczędzić więcej czasu i pieniędzy;

Jakie są wady podpisu elektronicznego?

Natomiast do wad podpisu elektronicznego należeć będą:

  • bezwzględna potrzeba stosowania odpowiedniego sprzętu informatycznego (na przykład komputera lub laptopa) oraz mieć dostęp do Internetu;
  • brak kontaktowego powiązania podpisu elektronicznego z cechami osobowymi osoby podpisującej dany dokument.

W jakich sytuacjach można korzystać z podpisu elektronicznego?

Podpis elektroniczny można wykorzystywać przede wszystkim do:

  • składania e-deklaracji podatkowych;
  • składania deklaracji ZUS drogą elektroniczną;
  • podpisywania faktur elektronicznych (e-faktur);
  • zawierania umów w formie elektronicznej;
  • składania ofert w przetargach;
  • kontaktu z takimi jednostkami jak sądy, KRS, GIODO, CEIDG, urząd patentowy oraz z innymi urzędami administracji publicznej.

Podpis elektroniczny – podsumowanie

Podsumowując wszystkie powyższe informacje, trzeba zaznaczyć, że podpis elektroniczny może być bardzo dobrym rozwiązaniem, zwłaszcza dla takich firm lub instytucji, którym zależy na czasie i wygodzie użytkowania. Dlatego, jeśli jesteś przedsiębiorcą i nie masz czasu chodzić po różnego rodzaju instytucjach, to jest to rozwiązanie w sam raz dla Ciebie.